Quante volte capita che qualcuno non risponda alle nostre e-mail? Sicuramente sarà capito a tutti.
Esistono però dei modi per far sì che le nostre e-mail, se dirette “one-to-one” a qualcuno, siano lette. Non solo… è possibile fare in modo che a quelle e-mail ci venga risposto sempre “sì”.
Quante volte capita che qualcuno non capisca ciò che noi volevamo esprimere nella nostra e-mail? O nella chat whatsapp?
La domanda che in questi casi possiamo porci è una sola: noi, quella e-mail, come l’abbiamo scritta? Noi quel messaggio in chat come lo abbiamo impostato?
Anche se non ce ne rendiamo più molto conto, l’unica cosa che conta davvero sono le persone. O meglio, l’attenzione che noi possiamo porre verso le persone.
Quando scriviamo a qualcuno, anche se non lo conosciamo direttamente, abbiamo solo una strada per ottenere ciò che ci interessa. Mettere al centro dell’attenzione il ricevente della nostra comunicazione.
Prima di scrivere una e-mail in cui chiediamo qualcosa abbiamo bisogno di avere ben chiaro:
● qual è il nostro obiettivo che ci spinge a scrivere quella e-mail o quel messaggio
● in che modo ci è comodo che si senta la persona che leggerà quella e-mail o quel messaggio
● come posso fare per far sì che il ricevente della e-mail o del messaggio si senta bene nel leggerla e sia propenso ad ascoltarci e darci riscontro (magari proprio ciò che vogliamo noi)
● cosa so di questa persona o cosa posso immaginare di lei, quali elementi possono essermi utili per farla sentire in sintonia con me e viceversa
● come posso scrivere o spiegare il tutto affinché, al ricevente del messaggio, non restino dubbi su cosa stiamo chiedendo, sulla situazione, sul motivo per cui contattiamo, su di noi, su quale risposta precisa dovrebbe darci
Dopo che abbiamo scritto il testo, prima di inviare, il consiglio è sempre quello di rileggere più volte, per controllare eventuali errori, il linguaggio e il tono di voce, come appare il tutto a livello visivo e organico, e soprattutto per farci la domanda fatidica: questo messaggio mi permetterà di arrivare al mio obiettivo? Se la risposta è incerta, ripercorrere daccapo tutti i punti di cui sopra ☺️
Un altro motivo per cui spesso non riceviamo risposte o le risposte desiderate ai nostri messaggi è proprio che lasciamo dubbi, non spieghiamo in modo semplice il contesto. Non solo… la cosa fondamentale è scrivere affinché chi legge capisca immediatamente e con poco sforzo cosa rispondere.
Qui non si parla di tecniche di vendita o di copy, ma di Digital PR, che hanno tanto a che fare con la buona comunicazione. Un’attività che ci accompagna da sempre e che continua a vivere nell’epoca dei social network. Anzi, oggi più che mai, andrebbe rispolverata e usata con maggiore attenzione.
Prima ancora della vendita, delle tecniche, dei social, del web, c’è il saper comunicare.
Oggi è il momento in cui inviamo a un cliente o un collaboratore 7 messaggi whatsapp, tutti sconnessi e telegrafici, anziché costruire un discorso unico, armonico, organizzato e concentrato in un solo messaggio. Inviare più messaggi per dire la stessa cosa non solo è irritante per chi riceve, spesso è fuorviante sul vero obiettivo del messaggio. La fretta ci porta a scrivere a singhiozzo, sì è vero che le nuove generazioni sono quelle che scrivono di più grazie ai social e ai sistemi di messaggistica istantanea, ma ciò non significa che scriviamo nel modo corretto per ottenere il nostro obiettivo.
Conoscere sé stessi e gli altri è fondamentale per una buona comunicazione.
Da sempre vige la regola che se vogliamo qualcosa da qualcuno è meglio farcelo amico. È chiaro che scrivere un contenuto frammentato in più messaggi è come dimostrare poco rispetto verso il ricevente. Poco rispetto perché non ci siamo presi la cura di articolare un contenuto coerente, ben assemblato, in italiano corretto, utile a far capire all’altro cosa gli vogliamo dire. C’è un modo per ottenere subito ciò che desideriamo, essere chiari nell’esporre la nostra richiesta.
Fateci caso, la maggior parte delle incomprensioni nascono proprio quando siamo noi i primi a non essere chiari. E a volte non siamo chiari perché, ahimè, non abbiamo ancora definito cosa vogliamo davvero. Definire gli obiettivi prima di chiedere qualcosa a qualcuno è essenziale quanto dimostrare il massimo rispetto verso chi ci legge o ci ascolta.
Facciamo l’esempio di aver bisogno di risolvere un problema di spedizione con un fornitore, il cui incaricato d’ufficio sia poco incline ai rapporti sociali e che non sia particolarmente propenso a evadere velocemente la nostra pratica. Se al telefono o per e-mail siamo aggressivi questa persona si chiuderà ancora di più e la nostra pratica andrà ad accumulare ritardi. In questo caso specifico ci conviene essere aperti e comprensivi, e, anche se non abbiamo ancora ottenuto un reale vantaggio dall’operato di quella persona, possiamo ringraziarla per il lavoro che sta facendo per noi, dirle che sappiamo di chiederle di attivarsi velocemente nonostante immaginiamo sia molto impegnata, e che proprio per questo apprezziamo il suo sforzo. In questo modo il nostro referente si sentirà capito e anche gratificato (o terribilmente in colpa se ancora non si era mosso per la nostra pratica) e sicuramente inizierà a inviarci risposte positive.
Uno dei passaggi chiave è anche mettersi nei panni del nostro interlocutore. Cercare di immaginare come si sente e operarci, nella nostra conversazione, sia essa scritta o verbale, per metterlo a proprio agio.
Anche quando scriviamo un messaggio diretto su LinkedIn o inviamo la richiesta di collegamento a qualcuno che non conosciamo direttamente è importante specificare il motivo per cui ci terremmo tanto a collegarci.
Iniziare un invito a fare qualcosa via e-mail o via messaggio con qualcosa che interessi il ricevente è già un buon modo per ottenere attenzione e per essere visti come persone positive che possono contribuire ad accrescere vantaggi. Dobbiamo essere un po’ complici.
Ogni circostanza richiede modi di scrivere diversi e personalizzati ma si può creare un vademecum utile in tutte le situazioni.
✔︎ Saluti e interesse reale verso la persona (dimostriamo interesse verso la persona e il suo stato)
✔︎ Apprezzamento o punto di collegamento (riferimenti a cose comuni, che possono creare sintonia, dimostrare stima sul lavoro o le attività del nostro interlocutore)
✔︎ Spiegazione del contatto (Perché scriviamo a quella persona in quel momento) e del contesto (specificando ogni elemento utile all’altro per capire il nostro punto di vista al riguardo e la nostra esigenza)
✔︎ Richiesta (Cosa stiamo chiedendo)
✔︎ Riferimenti agli accordi (come rimaniamo, es.:”attendo sue risposte entro il…, se non la dovessi sentire mi permetterò di richiamarla il tal giorno”, ecc.).
✔︎ Ringraziamenti (sempre e comunque, essere grati apre porte inaspettate e ci fa sentire bene)
✔︎ Saluti
Sì, ottenere risposte positive e ciò che vogliamo richiede allenamento, soprattutto richiede esperienza nella vita di tutti i giorni. È importante imparare a capire velocemente le persone, sia che possiamo viverle in modo diretto oppure soltanto dalle parole che usano al telefono o da come scrivono le e-mail.
È possibile capire come una persona vive, se è felice o ha frustrazioni, se è propensa ad aiutarci oppure no, leggendo le prime righe di ciò che scrive o ascoltando le parole che dice. Per approfondire questo concetto ci vorrebbero altri articoli e altre riflessioni.
Ciò che voglio lasciarvi però è questo: ogni volta che scriviamo a qualcuno gli stiamo dedicando attenzione e tempo. Se quel momento di vita si riempie di qualità potrà solo dare frutti positivi.
Ricordiamoci che dall’altra parte c’è sempre una persona come noi.
Meglio rileggere due volte in più un messaggio o una mail prima di mandarla, ricordandoci di dimostrare rispetto e stima per chi ci leggerà dall’altra parte. Il risultato sarà sicuramente più vicino alle nostre aspettative.
#websocialcoach
Il valore delle persone si vede dalle cose che non si vedono